Чем же отличается персональный ассистент от обычного офис-менеджера?

Ключевые отличия следующие:

Продукт, который производит PA, – свободное время начальника. Он, образно говоря, стоит на страже спокойствия своего руководителя и не дает отвлекать его от важных дел, а для этого ассистенту необходим творческий подход к любой задаче.

У персонального ассистента повышенная лояльность к компании, ведь ему для выполнения обязанностей необходимо знать все, что происходит внутри и вне компании. Руководитель доверяет ему даже конфиденциальную информацию, поэтому PA становится ближе начальнику, чем его заместитель.

Личный помощник для выполнения своих непростых обязанностей должен обладать незаурядным умом, быть эрудированным и на 100% логичным в поступках, ведь ему нередко приходится принимать решения, иногда в экстремальных условиях.

Персональный ассистент – не просто исполнитель, он должен обладать инициативой и, главное, своим мнением. Причем это мнение он должен высказывать своему руководителю, если тому вдруг понадобится совет «со стороны».

График работы у PA обычно ненормированный, в среднем продолжительность дня – 11 часов. В отличие от секретаря, который работает «от звонка до звонка», личный помощник не уйдет с работы, пока не выполнит поставленную руководством задачу. Но и после его не оставят в покое – ему могут позвонить в полночь, чтобы срочно поднять отчет о продажах, могут разбудить в 4 утра, чтобы встретить кого-то в аэропорту и т.п.

Кроме непосредственных обязанностей, персональным помощникам часто приходится выполнять личные просьбы руководителя – подобрать достойный подарок партнеру, выбрать костюм для деловой встречи, отвезти ребенка к репетитору и т.д. Именно поэтому кадровики называют PA секретарями с расширенным кругом обязанностей.

И, наконец, самое главное отличие. 99% персональных ассистентов довольны своей работой и хотели бы развиваться именно в этом направлении.TiRPscGzgks


История одного ассистента #ассистенты@garipovabiz

На собеседовании я успешно прошла трёхчасовой тест по форматированию — на английском и русском. Причём с английским я справилась лучше, чем с русским. Только после этого была личная встреча с главой компании. В кабинет зашла женщина лет сорока: дорогое платье, расшитое каменьями, серьги до плеч, вечерний макияж. Она сказала: «Мой ассистент знает, что на пути из Лондона в Москву я всегда беру фруктовую тарелку в самолёте, а на пути из Москвы в Лондон — никогда. И это — 0,001 % информации, которую вам стоит помнить. А ещё я сижу только на кресле 2d. Если вы не успели его получить, это ваши проблемы. Ещё у меня есть мама и дети. Они тоже летают, и за этим тоже надо следить».

Прошлого ассистента уволили из-за того, что он оставил мою начальницу Галину в Екатеринбурге без трансфера из аэропорта. Она была вне себя: одно дело прилететь ночью в Лондон или Нью-Йорк, другое — в Екатеринбург и оказаться без машины и без проверенного дорогого водителя, который точно не сопрёт твою сумку за пять тысяч евро.

Обязанности

Личный ассистент всегда должен быть в курсе, где находится и что делает его начальник. Вот я сейчас точно знаю, что Галина сидит дома, у неё семейный ужин. Что с часу до четырёх — её любимый ланч, а потом всё по расписанию. Если ассистент вдруг не знает, что происходит, это провал. Галина однажды позвонила и спросила: «Скажите, где я сейчас нахожусь?»

Если она едет на встречу, то ты по умолчанию должен предоставить резюме всех, с кем она будет встречаться. Их должности, семейное положение, увлечения, хобби. За десять минут эти документы должны быть у неё в машине. Начальница может спросить на приёме: «Как выглядит министр экономического развития Улюкаев?» Я быстро скидываю ей его фотографию и резюме. Она смотрит, а потом подходит и свободно общается.

Однажды она попросила остановить самолёт, потому что была ещё на пути в аэропорт, но регистрация уже закрылась. Я сделала всё возможное, и её пустили на борт. Часто бывает, что она прыгает в самолёт, а вот багаж уже не прыгает (потому что всё закрыто) и летит следующим рейсом. А потом мы выясняем, где её чемоданы, и доставляем их в гостиницу. Есть и стандартные задачи. Она может мне позвонить и спросить: «Вот это ресторан в Лондоне — хороший или нет? Что лучше — взять машину или пешком пройтись?» Зная, что у неё 12-сантиметровый каблук, я рассчитываю расстояние: если больше трёх минут, то лучше взять машину.

О днях рождения сотрудников нужно напоминать заранее, чтобы она, прилетев из командировки, подошла к секретарю и сказала: «Анна, у вас был день рождения неделю назад. С днём рождения вас!» И все её за это любят. Хотя она забыла тут же, что её зовут Анна, но ты ей напомнил — молодец.

Продолжение: http://www.the-village.ru/village/people/howtobe/1379..

#PA #personalassistant #businessassistant #ассистент #личныйпомощник#бизнесассистент #подборпероснала #HR #работаМосква

DzqpekgPPMY


Известные ассистенты #ассистенты@garipovabiz

По словам персонального ассистента Дандры Галарза, если ей будет угрожать опасность, то перед глазами пронесется не её жизнь, а жизнь её босса — президента NBCUniversal. Компания образовалась в результате слияния американской телевизионной сети NBC и киностудии Universal. Управляет компанией бывший вице-президент по продажам NBC Эдвард Свиндлер.

В будние дни Галарза встаёт в 4 утра, составляет и отправляет Свиндлеру его распорядок дня, а затем едет в офис, чтобы убедиться в том, что любимые закуски босса на месте — устричные крекеры, мятные драже Life Savers и хлопья Honey Nut Cheerios.

В офисе Галарза шутя называют «всезнайкой». Несмотря на то, что она работает персональным ассистентом Свиндлера, к ней обращаются по многим вопросам, начиная с закупки офисных принадлежностей и заканчивая финансовой информацией о компании.

Приходится работать очень много для того, чтобы они сияли и делали свою работу на 100%. Персональный ассистент — это кто-то вроде рабочей мамы начальника.
Галарза считает основной проблемой своей профессии то, что она знает слишком много и имеет большое влияние на главу компании. Из-за этого сотрудники перед ней выслуживаются, а партнёры стараются выведать информацию о слабых местах её босса. Один из поставщиков пытался узнать у неё о том, что говорили на закрытом совещании.

В таких ситуациях приходится четко понимать, какое количество информации ты можешь дать, ведь ты — ассистент руководителя, а значит, знаешь о компании столько же, сколько и её первое лицо.

На фото сама Дандра
#NBC #personalassistant #помощникруководителя #академия_ассистентов#школа_ассистентов

pxXxCiHXpv8


10 советов по отбору лучшего бизнес-ассистента

1. Обязательно даем ассистенту тестовые задания. Это могут быть ваши реальные задания из обыденного рабочего дня или что-то выдуманное. Тем самым, Вы проверите, на что способен Ваш кандидат.

2. Проверяем ассистента на стрессоустойчивость.
Есть такое задание для проверки. Все заходят в темную комнату, тушится свет. На стене висит скрученный экран, а по аудитории в хаотичном порядке стоят стулья. Человек заходит, ему говорят: “садись куда хочешь и не задавай вопросов, все вопросы на экране”.
Человек начинает теряться, задавать вопросы, хотя ему сказали их не задавать. При первом же вопросе его исключают, так как он нарушил правило – не задавать вопросов.
Так Вы можете сразу проверить, насколько кандидат собран и готов выполнять ваши поручения.

3. Проводим тестирование кандидата через двойную систему оценки в сервисе hrscanner.ru/

Первый этап – это тест на продуктивность из 20 вопросов, который в системе называется «Резалт»

Вторым этапом у успешных кандидатов, прошедших первый тест мы проверяем личностные качества тестом «Тулс». Он определяет «soft skills» человека или простым языком особенности характера по 10 показателям.

Обожаю этот тест, поскольку он позволяет понять множество потенциальных способностей и склонностей человека к выполнению той работы, которую вы предлагаете.

4. Можно проверить кандидата на детекторе лжи. Детектор лжи стоит от 5000 до 40000 руб.
Если просто купить полиграф для компании – это дорого, то можно проверить на детекторе лжи через специальные агентства – так будет дешевле.

5. Можно использовать ПРОФАЙЛИНГ для отбора лучшего бизнес-ассистента. Это полноценная замена детектора лжи.
Что дает профайлинг? Можно узнать в каких местах потенциальный сотрудник будет слаб, а в каких силен, через сколько времени бросит работу, что для него важно, а что нет. Это три в одном: живое общение, тестирование, проверка.

6. Сделать несколько тестовых дней. В эти дни уже нужно включить полноценную работу ассистента, чтобы он уже вошел в Вашу бизнес-жизнь.

7. Не трудоустраивайте ассистента сразу, как только он Вам понравился.

8. Еще один стресс-тест. Попробуйте загрузить ассистента нереальным количеством задач для нормального человека. Посмотрите, какие вопросы он будет задавать, как будет справляться, будет ли выяснять приоритетность задач, спрашивать – «возможно ли все сделать и к какому сроку» и т. д.

9. Попросите ассистента вести отчетность в автоматической системе управления проектами (trello, basecamp, мегаплан и др.), предварительно выбрав самую удобную с учетом Ваших пожеланий.

10. Осторожно спросите мнение о Вашем бизнес-ассистенте у Ваших коллег, бизнес-партнеров, клиентов.

P.S. Для наших читателей действует промокод AI05 в сервисе hrscanner.ru/  —  5 тестов при пробном тестировании,
#Hrscanner #hr #ТанзиляГарипова #подбор_ассистента#академия_ассистентов

I9xWfts6Swg


Как успевать в 2 раза больше?Секреты эффективного руководства от основателя Академии бизнес-ассистентов Танзили Гариповой

У эффективного руководителя компании работа отнимает практически все время. Креативные идеи развития проекта, переговоры с партнерами, управление персоналом – все эти задачи находятся в компетенции руководителя. Но значительную часть рабочего времени отнимает стандартная офисная деятельность, связанная с контрольными функциями, телефонными переговорами, просмотром документации. Порой эта рутина не дает руководителю сосредоточиться на главном – на разработке и совершенствовании стратегии и тактики развития фирмы.
Чрезмерная загруженность на работе часто не оставляет времени на личные нужды – на поддержание спортивной формы, чтение необходимой литературы, встречи с интересными людьми. Это, рано или поздно, тоже скажется на бизнесе, поскольку хороший руководитель должен не просто проявлять профессиональную компетенцию, но и быть всесторонне развитым, здоровым и отдохнувшим человеком. Поэтому бизнесмены и приглашают на работу помощников.
В современном бизнесе помощник руководителя – важная и значимая фигура. В зависимости от его личностных и деловых качеств, на личном ассистенте могут оказаться «завязаны» практически все организационные нити компании. Найти хорошего помощника сложно, но если сделать это, то можно сразу решить множество проблем, которые прежде лежали на плечах самого руководителя. Бизнес-ассистент – это не секретарь или офис-менеджер, это человек, способный выполнять значительную часть работы, находившейся прежде в компетенции руководителя, на таком же уровне и столь же квалифицированно.
Подходить к выбору бизнес-ассистента необходимо с максимальной ответственностью, ведь бизнес-ассистент – не просто человек, который выполняет поручения руководителя. Помощник в бизнесе находится в курсе всех дел как компании, так и ее руководителя, поэтому он должен не только обладать интеллектом, профессиональными навыками, иметь образование и деловые качества, но и быть человеком, которому можно доверять.
Что необходимо хорошему бизнес-ассистенту? Не только и не столько хорошее образование, сколько соответствующий набор профессиональных, деловых и личностных качеств: гибкий и динамичный ум, прекрасная память, коммуникабельность, обучаемость, креативность, и, в то же время, исполнительность и дисциплинированность, ответственность, готовность пренебречь собственным свободным временем ради интересов руководителя и компании. Хороший бизнес-ассистент действительно живет своей работой. Только в этом случае руководитель может полностью на него положиться.
Если у человека есть определенные задатки к такой работе, то качества, необходимые для бизнес-ассистента, в кандидате на эту должность можно развить и усовершенствовать. Именно для этого в последнее время появились специальные школы и курсы, осуществляющие подготовку бизнес-ассистентов, не просто готовых, но и способных выполнять все поручения руководителя. Бизнес-ассистент – это профессия, в которой тоже есть свои нюансы, и к которой руководителями предъявляются очень серьезные требования.
Найм бизнес-ассистента позволит руководителю компании значительно сэкономить время и повысить эффективность своей деятельности. Поэтому не пренебрегайте вопросами поиска помощника в бизнесе, и, тем более, не отказывайтесь от него в целях экономии средств. Инвестируя в бизнес-ассистента, вы инвестируете в свое развитие и в успех вашей компании.

 

cropped-IosamdMvUDc.jpg


Предложение для бизнесменов и руководителей!

Доброе утро, уважаемые бизнесмены! 👔
Сегодня мы рассмотрим предложение от Академии Бизнес Ассистентов, которое подойдет именно вам!

Сосредоточьтесь на том, что действительно важно. Остальное — возьмёт на себя личный помощник.

📍Какие задачи решит бизнес-ассистент:

📎 Поможет принять лучшее решение, соберёт информацию, проанализирует рынок, проконсультирует, подготовит отчёт;
📎 Подготовит заявку на лизинг и документы для участия в тендере, заполнит анкету на загранпаспорт и другие формы;
📎 Cпланирует командировку, организует встречу, запишет на курсы, поздравит партнёров с днём рождения;
📎 Поможет продвинуть бизнес в соцсетях и поисковиках, сделает сайт-визитку, подберёт рекламное агентство и типографию;
📎 Будет общаться с теми, с кем вам не хочется, дозвонится до банка, найдёт узкого специалиста, ответит на входящие письма;
📎 Разработает систему учёта, планирования, контроля, анализа данных о затратах и результатах деятельности компании.

Академия Бизнес Ассистентов — лучшая компания по подбору персональных помощников, ведущие российские бизнесмены доверяют и сотрудничают с нами!

За подробной информацией и по вопросам подбора ассистентов обращайтесь в личные сообщения к Танзиле Гариповой.

#ТанзиляГарипова #ШколаАссистентовГариповой #АкадемияБизнесАссистентов#7поток

 

iIcDDJ4Fpsg


Как ассистент может облегчить вам работу

Екатерина Фролова рассказывает, как ассистент облегчает ей работу. 📢

Профессия «Ассистент» уже набирает обороты, но некоторые руководители так и не поняли, чем эта профессия отличается от «типичного секретаря».

Ассистент, можно сказать — секретарь и офис менеджер в одном лице, с расширенными обязанностями и полномочиями. Помощник может нести на себе все текущие задачи руководителя: заниматься вопросами семьи, личными делами, контрактами, выезжать в командировки, вести график, составлять план и проводить анализ. Задачи зависят от запроса руководителя…

Желаю каждому руководителю найти своего помощника.😉

#Moscow#ТанзиляГарипова #ШколаАссистентовГариповой#АкадемияБизнесАссистентов


Сергей Мартынюк. Самостоятельный поиск личного помощника.

Дорогие участники!
Академия Бизнес Ассистентов Танзили Гариповой▼  запускает серию видео роликов с интересными людьми и ценными советами! 👌

В данном ролике Сергей Мартынюк▼  рассказывает о том, какие приходят кандидаты на собеседование, когда ты занимаешься поиском помощника самостоятельно.

Продолжение и другие ролики вы можете увидеть на нашем ютуб-канале:https://www.youtube.com/channel/UCzWH8fYbLYq1UMEZ94hD..

#ТанзиляГарипова #ШколаАссистентовГариповой #АкадемияБизнесАссистентов


Кто работает ассистентом?

IMG_8107Сидела и анализировала группу тех людей, кто работает ассистентом, интересно, зачем конкретно идут люди работать помощником, за связями? За успехом? Опытом? Сменить круг общения?

С радостью хочу рассказать Вам свои плюсы от работы личным ассистентом.

Во-первых: это колоссальный опыт по жизни, который ничем не заменить.
Во–вторых: деловые связи, контакты многих успешных людей, которые всегда готовы помочь и поделиться опытом.
В-третьих: умение подстроиться под человека, быть гибкой.
В-четвертых: ежедневное (далее…)


Кто такой бизнес-ассистент и чем он занимается

COS110111_050Говорят, что короля играет свита, и в этом смысле личный помощник руководителя – это та свита, которая не только «играет» своё начальство, но и делает всё возможное, чтобы работа руководителя была максимально эффективной.
Хороший помощник руководителя – это незаменимый человек, выполняющий самый широкий спектр функций, от секретаря до заместителя руководителя, доверенное лицо и иногда – второй человек в компании. Поэтому люди высокой квалификации и личной преданности, выполняющие эту работу, ценятся очень высоко. (далее…)